Wenn Sie auf der Suche nach einem Einsatzszenario für einen internen Chatbot sind, kann ein Themen-Chatbot für Slack Ihnen helfen. Interne Kommunikation ist eine gute Gelegenheit, mit Chatbots zu starten.

Exemplarisch zeigt das hier ein Chatbot zum Unternehmensumzug. Sicher haben Sie das schon erlebt: Der Umzug ist beschlossen, die Belegschaft informiert. Alle haben eine Mail erhalten, wie es weitergeht. Die Teamleiter sind einzeln gebrieft worden, wie es ablaufen wird. Und dann? Dann kommen die Rückfragen – mal bei der Personalabteilung, mal beim Facility-Management, mal bei der IT, mal bei der Verwaltung. Stattdessen könnte auch ein Chatbot übernehmen. Natürlich klappt das genauso gut bei der Übernahme von Mitbewerbern, der Erweiterung des Geschäfts auf andere europäische Märkte o. ä. Anders gesagt: Wann immer viele Mitarbeiter im Unternehmen voraussichtlich die gleichen Fragen stellen, kann sich ein Chatbot lohnen. Klar, nicht für sechs Leute, aber wer schon mal mit 80 Kolleginnen und Kollegen umgezogen ist, weiß, was das an Fragen bedeutet.

Die Beispiele sind mit einem virtuellen Chatbot-Builder von Botsociety.io erstellt. Nähere Informationen finden Sie unter www.botsociety.io oder im Themenbeitrag auf dieser Seite. Als Plattform zur Verdeutlichung haben wir Slack gewählt. Slack ist eine weit verbreitete Plattform für interne Kommunikation und unterstützt die Einbindung von Chatbots. Knapp vierhundert gibt es bereits. Ein Chatbot in Slack sieht etwas anders aus, als im Facebook Messenger, aber die wichtigen Elemente finden Sie auch dort.

Die Erstellung ist gar nicht so wild, da es sich um ein begrenztes Thema handelt. Wird er in Slack realisiert, genügen wenige Wochen, um einen Themenchatbot zu erstellen. Wie schnell es wirklich geht, hängt natürlich vom Umfang und von den Verbindungen nach außen ab. Hier mal ein typischer Chatverlauf mit dem Wesentlichen, was Sie zum Einsatz wissen sollten.

In Slack Infos bereitstellen

Bei einem internen Chatbot sind die Teilnehmer typischerweise bekannt, sie melden sich ja bei Slack an. Wichtig: Wenn Sie anonyme Umfragen benötigen, muss das entsprechend geplant werden. Der Chatbot sollte dann nicht über Slack, sondern über eine interne Website erreichbar sein, diese Seite ausdrücklich ohne Cookies o.ä. arbeiten und nur Daten anonymisiert speichern.

Natürlich könnte der Chatbot aus der internen Datenbank auch die zugehörige Abteilung abrufen, das wäre kein Problem. Durch die Klickmöglichkeit wird die Reihenfolge aber noch einmal deutlicher wahrgenommen. Anhand des Klicks wird der passende Pfad im Chatbot gewählt und der Termin noch einmal explizit genannt. Zusätzlich kann der Kalendereintrag heruntergeladen werden. Technisch ist es in vielen Fällen auch möglich, den Termin mit einem Klick direkt in Outlook eintragen zu lassen. Im Beispiel kann gewählt werden, ob der Eintrag für den Umzug oder die Kartonlieferung heruntergeladen werden soll.

Nach dem Download scheint die Frage geklärt. Ob die Kollegin noch eine Frage nachschiebt oder nach zwei Tagen den Chatbot erneut aufruft, ist egal. Allerdings wäre dann der Datums- bzw. Zeitstempel ein anderer.

Beispiel Umzugsfragen

Darstellung
Slack, Nutzer bekannt

Konzeptionell
QuickReplies zur Fehlervermeidung
Download Kalendereintrag
Bildintegration
Linkangebot extern
„Einwandbehandlung“

Technisch
Anbindung an Personal-DB notwendig

Natürlich könnte der Chatbot aus der internen Datenbank auch die zugehörige Abteilung abrufen, das wäre kein Problem. Durch die Klickmöglichkeit wird die Reihenfolge aber noch einmal deutlicher wahrgenommen. Anhand des Klicks wird der passende Pfad im Chatbot gewählt und der Termin noch einmal explizit genannt. Zusätzlich kann der Kalendereintrag heruntergeladen werden. Technisch ist es in vielen Fällen auch möglich, den Termin mit einem Klick direkt in Outlook eintragen zu lassen. Im Beispiel kann gewählt werden, ob der Eintrag für den Umzug oder die Kartonlieferung heruntergeladen werden soll.

Nach dem Download scheint die Frage geklärt. Ob die Kollegin noch eine Frage nachschiebt oder nach zwei Tagen den Chatbot erneut aufruft, ist egal. Allerdings wäre dann der Datums- bzw. Zeitstempel ein anderer.

Team Chatbotcoaching.de

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