Jedes Unternehmen erzeugt eine Fülle von Informationen für den internen oder externen Bedarf – seien es Datenblätter, Use Cases oder Messeeinladungen. Und in jedem Unternehmen sind damit unterschiedlichste Prozesse verbunden: Mal stellt die Marketingabteilung das in Verzeichnissen bereit, mal liegt es im Intranet oder im CMS. Manchmal muss man auch gezielt nachfragen, dann wird gesucht und eine Mail geschickt.

Ein Chatbot kann so etwas im Hintergrund in Verbindung mit einer Datenbank oder einem CMS gut übernehmen, wenn bereits der Upload-Prozess über den Chatbot realisiert wird. Dann können die relevanten Informationen einzeln abgefragt und nichts mehr vergessen werden. Ob Sie Dateien automatisch bei der Ablage taggen lassen oder Tags abfragen, ist eher eine philosophische Frage. Nützlich sind auch Datumsangaben, wie lange ein Dokument voraussichtlich gültig ist.

Bei der Suche nach Materialien kann dann die Ausgabe automatisch anhand der Zeitangaben sortiert werden, sodass die neuesten stets zuerst angezeigt werden. Die vorgesehene Nutzungsdauer kann genauso angegeben werden wie eine eventuelle Einschränkung in der Weitergabe. Etwaige Zugriffbeschränkungen können ebenfalls umgesetzt werden.

Wichtig ist vor allem, dass die Suche bzw. der Zugriff so effizient wie möglich ist: Produktnummern sollten genauso funktionieren wie Veranstaltungsbezeichnungen, Kategorien usw.