Chatbots sind innerhalb von Unternehmen ideal, um Prozesse abzubilden. Meist werden dabei auch Strukturen erkennbar, die einfacher gelöst werden können. Da Chatbots Informationen stark strukturiert, aber mit klarem Fokus abbilden (anders als Formulare), lassen sich Fehlerquellen beschränken.

Die Vereinfachung von Abläufen muss gar nicht mal so kompliziert gedacht werden. Es gibt Unternehmen, in denen der Chatbot seine Berechtigung schon dadurch gefunden hat, dass darüber das jeweils aktuelle Gästepasswort fürs WLAN abgerufen werden konnte. Das war nicht nur im Besprechungsraum nützlich, sondern auch für die Verwaltung eine deutliche Erleichterung. Wie wird denn bei Ihnen dieses Thema gelöst?

Je nach Einsatzzweck und Abteilung wird jeder Chatbot anders aussehen, aber im Verhalten werden sich bestimmte Muster herauskristallisieren: Gezielte Abfrage einzelner Daten, nach Möglichkeit Zugriff auf Datenbanken statt Eingabe (Fehlervermeidung, leichtere Bedienung), automatische Informationsprozesse für nachgeordnete Teams usw.

Ideal ist es, wenn Sie die Prozesse intern auch mit zeitlichen Vorgaben und Erinnerungen per Chatbot oder Mail verknüpfen können. So kann keine Bewerbung versehentlich liegenbleiben, sondern es wird rechtzeitig nachgefragt. Gleiches gilt für das Feedback aus Bewerbungsgesprächen o. ä. Der Chatbot kann das zusammentragen, über ausstehende Meinungen informieren usw.